Politique de confidentialité
Field Assistant est une application destinée aux entreprises de techniciens (électricité, alarme, chauffage…) : planning des interventions, fiches clients, bons d'intervention signés sur place, photos de chantier et envoi des bons par e-mail.
Cette politique explique quelles données personnelles sont traitées, pourquoi, combien de temps, par qui, et comment exercer vos droits. Elle s'applique à l'application (iPhone, iPad, Mac, Android) et aux e-mails qu'elle envoie.
1. Qui est responsable ?
Éditeur de l'application : Field Assistant
Contact pour la vie privée :
contact@fieldassistant.be
Deux situations sont à distinguer :
- Les comptes des utilisateurs (gérants et techniciens) : l'éditeur est responsable du traitement.
- Les données que les entreprises enregistrent sur leurs propres clients (coordonnées, interventions, bons, photos, signatures) : chaque entreprise cliente est responsable du traitement de ces données ; l'éditeur agit comme sous-traitant et ne les traite que pour faire fonctionner le service, sur instruction de l'entreprise.
Si vous êtes client d'une entreprise qui utilise Field Assistant, adressez d'abord vos demandes à cette entreprise. Vous pouvez aussi nous écrire : nous transmettrons votre demande.
2. Données traitées
Compte et équipe
- Adresse e-mail et mot de passe (le mot de passe est enregistré sous forme chiffrée irréversible, jamais en clair) ;
- nom de l'entreprise, rôle (gérant ou technicien), nom et téléphone de la fiche technicien ;
- e-mail du bureau et réglages de l'entreprise.
Activité de l'entreprise
- Fiches clients : nom, téléphone, adresse, personne de contact, e-mail, notes ;
- interventions : date, adresse, description, technicien assigné, statut, tâches, matériel prévu et posé, contrats d'entretien ;
- bons d'intervention : travaux réalisés, pièces, nom et signature manuscrite de la personne qui signe, date et heure de signature, empreinte numérique du bon ;
- photos de chantier prises ou choisies par le technicien, PDF des bons et devis PDF joints par le gérant ;
- e-mails d'envoi des bons : destinataire, date d'envoi, état de l'envoi.
Données techniques
- Journal d'erreurs de l'application : message d'erreur, détail technique, système de l'appareil, version de l'app, nombre d'occurrences et dates, lié au compte qui l'a rencontrée. Il sert uniquement à corriger les problèmes ;
- données de connexion nécessaires au service (jeton de session, journaux techniques des serveurs de nos hébergeurs).
Nous ne collectons pas : position géographique, contacts du téléphone, identifiant publicitaire, données de santé, données bancaires.
Les photos sont enregistrées telles que l'appareil les fournit après réduction de taille ; selon les réglages de votre appareil photo, elles peuvent contenir des métadonnées (date, modèle d'appareil, voire lieu de prise de vue).
3. Finalités et bases légales
| Finalité | Base légale (RGPD, art. 6) |
|---|---|
| Créer et gérer les comptes, inviter les techniciens, se connecter | Exécution du contrat (conditions d'utilisation du service) |
| Planning, fiches clients, bons, photos, synchronisation entre appareils, envoi des bons et récapitulatifs par e-mail | Exécution du contrat ; pour les données des clients finaux : instructions de l'entreprise responsable du traitement |
| Sceller les bons signés (preuve de l'intervention) | Intérêt légitime de l'entreprise à prouver la prestation |
| Journal d'erreurs, sécurité, prévention des abus | Intérêt légitime à fournir un service fiable et sûr |
| Sauvegardes chiffrées | Intérêt légitime à éviter la perte des données |
Les données ne sont jamais utilisées à des fins publicitaires, ni vendues, ni utilisées pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle.
4. Accès aux fonctions de l'appareil
- Appareil photo et photothèque : uniquement quand vous ajoutez une photo à un bon. Vous pouvez retirer cet accès à tout moment dans les réglages de l'appareil.
- Téléphone, cartes et e-mail : l'application peut ouvrir votre application d'appel, de navigation ou de messagerie quand vous le demandez ; elle ne lit pas leurs données.
- Aucune notification publicitaire, aucun pistage entre applications.
5. Destinataires et sous-traitants
Au sein d'une entreprise, les données sont visibles selon le rôle : le gérant voit tout ; un technicien voit les fiches clients, ses interventions, et en lecture seule les bons signés de l'équipe (historique des clients). Une entreprise ne voit jamais les données d'une autre.
Les bons sont envoyés par e-mail aux destinataires choisis par l'entreprise (son client, son bureau).
Prestataires techniques, liés par contrat et par les obligations du RGPD (art. 28) :
| Prestataire | Rôle | Localisation des données |
|---|---|---|
| Supabase Inc. | Base de données, comptes, stockage des fichiers, fonctions serveur | Union européenne (Francfort, Allemagne) |
| Brevo (Sendinblue SAS) | Envoi des e-mails (invitations, bons, récapitulatifs) | Union européenne (France) |
| Scaleway SAS | Stockage des sauvegardes chiffrées | Union européenne (France) |
| Apple, Google | Distribution de l'application (App Store, Google Play) | Selon leurs propres politiques |
Nous ne communiquons pas vos données à d'autres tiers, sauf obligation légale (demande d'une autorité habilitée).
6. Hébergement et transferts
Les données de l'application sont hébergées dans l'Union européenne. Supabase Inc. est une société établie aux États-Unis : les éventuels accès depuis l'extérieur de l'Union (support, maintenance) sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne et, le cas échéant, par le cadre de protection des données UE–États-Unis.
7. Durées de conservation
| Données | Durée |
|---|---|
| Compte d'un utilisateur | Tant que le compte existe ; supprimé dès la demande de suppression |
| Données d'une entreprise (clients, interventions, bons, photos, PDF) | Tant que l'entreprise utilise le service ; effacées 30 jours après la demande de suppression de l'entreprise (délai d'annulation) |
| Copies des photos et PDF sur le téléphone | 30 jours après leur envoi au serveur, puis retéléchargées seulement si besoin |
| Lien de téléchargement d'un bon envoyé par e-mail | 30 jours |
| Journal d'erreurs | 90 jours |
| Sauvegardes chiffrées | Jusqu'à 12 mois, puis effacées automatiquement |
Une donnée supprimée peut donc subsister dans une sauvegarde chiffrée jusqu'à son expiration ; elle n'est jamais réutilisée, sauf restauration après un incident.
Les bons signés restent la propriété de l'entreprise qui les a émis ; leur conservation au-delà (obligations comptables ou de garantie) relève de cette entreprise, qui peut exporter les PDF.
8. Sécurité
- Échanges chiffrés (HTTPS/TLS) entre l'application et les serveurs ;
- cloisonnement strict entre entreprises et selon le rôle, appliqué par le serveur lui-même ;
- mots de passe enregistrés sous forme chiffrée irréversible ; confirmation par mot de passe pour supprimer un compte ;
- bons signés scellés : toute modification après signature est refusée ;
- sauvegardes chiffrées avant leur envoi chez le prestataire de stockage.
En cas de violation de données présentant un risque pour vos droits, nous prévenons l'autorité de contrôle et, si nécessaire, les personnes concernées, dans les délais prévus par le RGPD.
9. Vos droits
Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité et d'opposition (RGPD, art. 15 à 21). Écrivez à contact@fieldassistant.be ; nous répondons dans un délai d'un mois. Nous pourrons vous demander de confirmer votre identité.
Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données : rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, www.autoriteprotectiondonnees.be, ou auprès de l'autorité de votre pays de résidence.
10. Supprimer votre compte
Dans l'application : Réglages › Confidentialité et sécurité.
- Technicien : « Supprimer mon compte », confirmé par votre mot de passe. Votre adresse e-mail et votre mot de passe sont supprimés immédiatement ; votre fiche devient « Technicien supprimé ». Les interventions et bons restent à l'entreprise (un bon signé conserve le nom inscrit au moment de la signature).
- Gérant : « Supprimer la société et mon compte », confirmé par le nom de l'entreprise et votre mot de passe. Toutes les données de l'entreprise et les comptes de l'équipe sont effacés après 30 jours ; vous pouvez annuler pendant ce délai.
Sans accès à l'application, écrivez-nous depuis l'adresse de votre compte : nous procédons à la suppression.
11. Mineurs
Field Assistant est un outil professionnel, qui ne s'adresse pas aux personnes de moins de 16 ans.
12. Modifications
Cette politique peut évoluer avec l'application. La date de version figure en haut de la page ; en cas de changement important, nous vous en informerons dans l'application ou par e-mail.